Przepisy kulinarne

Informacje - Gastronomia Handel, Restauracje

Prowadzę sklep / punkt usługowy – jak wybrać operatora płatności bezgotówkowych?

Każdy przedsiębiorca, który chce wprowadzić do swojej firmy płatności bezgotówkowe, zastanawia się, czy przyjmowanie płatności kartą jest opłacalne. O tym, jak duże będą korzyści z płatności bezgotówkowych w konkretnej firmie, decydują przede wszystkim warunki współpracy z operatorem, który zajmuje się obsługą takich płatności. Dlatego też tak ważne jest, żeby właściwie dokonać wyboru operatora.

Poradnik ten ma na celu przedstawienie podstawowych wskazówek, jakimi trzeba kierować się przy szukaniu oferty, która pozwoli nam nie tylko jak najlepiej obsłużyć Twoich klientów, ale i będzie dla nas po prostu korzystna. Mogą korzystać z niego nie tylko osoby, które dopiero chcą rozpocząć akceptację płatności bezgotówkowych, ale także i ci, którzy już ją wprowadzili, ale nie są zadowoleni z warunków współpracy ze swoim aktualnym operatorem.

Kim są operatorzy płatności bezgotówkowych?

Podjęcie decyzji o zainstalowaniu w swojej firmie terminala płatniczego przyjmującego płatności bezgotówkowe to dopiero początek drogi. Na rynku działa bowiem wielu operatorów płatności. Każdy z operatorów oferuje własne warunki współpracy, różniące się cenami, liczbą proponowanych usług i zasadami udostępniania terminali. Przy tylu możliwościach trudno jest wybrać ofertę, która będzie najbardziej pasować do Twojego biznesu.

Operatorzy, nazywani również integratorami płatności rozliczeniowymi, pełnią bardzo ważną rolę w systemie płatności bezgotówkowych. Mają oni dwa główne zadania:

1) są łącznikami między firmą, która przyjmuje płatności bezgotówkowe a resztą systemu: dostarczają firmie terminale płatnicze, zapewniają ich serwis i ustalają wysokość opłat, jakie firma musi ponosić za uczestnictwo w systemie

2) są pośrednikami w transakcjach dokonywanych przy użyciu karty. Odpowiadają za to, by środki z konta klienta, który dokonuje płatności kartą, trafiły na konto przedsiębiorcy.

Proces poszukiwań i wyboru operatora podzielony został na trzy etapy.

Etap I. Co należy zrobić przed kontaktem z operatorem?

Zanim rozpoczniesz przyjmowanie płatności bezgotówkowych w swoim punkcie sprzedaży, musisz zadać sobie kilka podstawowych pytań, żeby wiedzieć, czego będziesz oczekiwać od Twojego operatora. Jeśli akceptujesz już takie płatności, ale nie jesteś zadowolony z warunków współpracy z operatorem i chcesz go zmienić, odpowiedzenie na te pytania będzie dla Ciebie prostsze, posiadasz już bowiem odpowiednie doświadczenie.

  1. Jaki prognozujesz obrót bezgotówkowy w swojej firmie?

Od takiego pytania rozpocznie rozmowę z Tobą każdy operator. Bez odpowiedzi na to pytanie, nie będzie on mógł przedstawić Ci oferty odpowiadającej Twoim potrzebom. Zupełnie inaczej wygląda bowiem obsługa płatności w wielkim markecie budowlanym, gdzie większość zakupów dokonywanych jest przy użyciu kartą, a zupełnie inaczej w niewielkim osiedlowym sklepiku.

Skąd masz wiedzieć, jaki planujesz obrót bezgotówkowy, skoro przecież do tej pory nie miałeś z nim nic do czynienia? Bez obaw. Operatorzy mają świadomość, że nie posiadasz dużego rozeznania i nie będą wymagać od Ciebie szczegółowych wyliczeń. Chodzi przede wszystkim o to, żeby przedstawić swoje założenia – mogą być one ogólne, grunt, żeby zostały podjęte na podstawie konkretnych przesłanek. Jak więc to zrobić?

Na początku zacznij od ustalenia, jakie obroty generuje Twój punkt sprzedaży. Później spróbuj zorientować się, jak wygląda sytuacja na rynku. Podpytaj znajomych, którzy też prowadzą swoje biznesy i już wcześniej zaczęli przyjmować płatności bezgotówkowe, jaki procent ich klientów decyduje się na płacenie kartą. Najlepiej byłoby, gdyby działali oni w tej samej branży, ale nie jest to warunek konieczny. Poszukaj w internecie raportów i ankiet o płatnościach bezgotówkowych. Przeanalizuj, jak często nasi klienci pytali nas, czy mogą u nas zapłacić kartą.

Zastanów się też, w jakiej branży działasz, gdzie jesteś zlokalizowany i kim są Twoi klienci. Inny będzie procentowy udział płatności bezgotówkowych w obrocie piekarni, gdzie dokonuje się zazwyczaj niewielkich zakupów i często płaci gotówką, a inny w obrocie salonu meblowego, gdzie zakupy są droższe i znacznie wygodniej jest płacić za nie kartą. Na wielkość obrotu bezgotówkowego będzie mieć wpływ tyle czynników, że nawet dwa punkty prowadzące identyczną działalność mogą mieć całkiem różne wyniki. Inny będzie procentowy udział płatności bezgotówkowych w obrocie apteki, która znajduje się na parterze nowoczesnego apartamentowca, który zamieszkują głównie ludzie młodzi, często korzystający z kart, a inny w obrocie apteki zlokalizowanej w uboższej dzielnicy, zamieszkiwanej głównie przez starszych ludzi.

Jeśli jednak wciąż nie jesteś pewien, jaki obrót bezgotówkowy prognozujesz w swoim punkcie, możesz skorzystać z kalkulatora compay.pl, który zawiera szacunkowe wyliczenia – co oczywiste, nieco uproszczone, ale jednak oparta na analizie rynku i informacji dostępnych w sieci.

Gdy zbierzesz już takie dane, możesz spróbować wstępnie oszacować, jaka część Twojego obrotu będzie pochodziła z płatności bezgotówkowych. Są to rzecz jasna tylko założenia, jednak im lepiej je wykonasz, tym większa szansa, że oferta, którą otrzymasz od operatora, będzie dobrze dopasowana do Twoich potrzeb, a tym samym nie będziesz płacił za coś, co nie spełnia Twoich oczekiwań.

  1. Jaka jest średnia wartość zamówienia brutto w Twojej firmie?

W tym przypadku na podstawie własnych danych oszacuj, jaka jest średnia wartość zamówień składanych przez Twoich klientów. W połączeniu z danymi o obrocie i szacowanym procentowym udziale w nim płatności bezgotówkowych, pozwoli to operatorom ocenić, ile transakcji będzie dokonywanych za pomocą terminala płatniczego i w konsekwencji „uszyć ofertę” na miarę Twoich potrzeb.

  1. Ile terminali płatniczych potrzebujesz – i jakiego mają być rodzaju?

Szczegółowy poradnik jak wybrać terminal najbardziej dostosowany do potrzeb punktu, który prowadzisz, można znaleźć pod tym [linkiem]. Krótko mówiąc, także i w tym przypadku musisz sprecyzować swoje potrzeby. Po raz kolejny musisz więc zadać sobie kilka pytań.

  • Czy wystarczy Ci jeden terminal? Jeśli prowadzi niewielki punkt sprzedaży, taki jak salon fryzjerski, jeden terminal wystarczy w zupełności. Jeśli prowadzisz duży sklep spożywczy z kilkoma kasami, najlepiej będzie umieścić po jednym terminalu przy każdej kasie. Podobnie, gdy jesteś właścicielem restauracji – lepiej, żeby terminali było kilka, żeby równocześnie kilku kelnerów mogło je ze sobą nosić do klientów przy różnych stolikach.
  • Czy wystarczy nam nieruchomy terminal stacjonarny, znajdujący się cały czas w tym samym miejscu, czy też konieczne będzie wyposażenie się w terminal, który można przenosić? Jeśli prowadzisz restaurację z ogródkiem, warto zainwestować w terminale przenośne, pozwolą one bowiem klientowi użyć karty przy stoliku, przy którym siedział. Podobnie ma się sprawa z hotelem – jeśli wyposażysz go w terminale przenośne, goście będą mogli dokonać płatności bezgotówkowych w różnych miejscach, choćby w pokoju, jeśli zaś wybierzesz terminal stacjonarny, będą oni musieli w celu przeprowadzenia płatności pojawić się w miejscu, w którym ten terminal umieścisz (np. na recepcji). Jeśli z kolei prowadzisz biznes polegający na kontakcie z klientem w terenie – jeździsz taksówką albo montujesz meble w mieszkaniach klientów – konieczny będzie terminal mobilny, który jest wyposażony w mocną baterię i może łączyć się z systemem rozliczeniowym z każdego miejsca lub terminal mPOS, który przy współpracy z telefonem komórkowym (aplikacja mobilna) pozwoli przyjąć zapłatę.
  • Kim są klienci Twojego punktu sprzedaży? Jakie typy płatności będziesz w związku z tym obsługiwał? Jeśli prowadzisz zwykły sklep z elektroniką, prawie wszystkie karty, z jakimi zgłoszą się do Ciebie klienci, mieć będą logo głównych organizacji płatniczych (np. Mastercard), być może pojawiać się będą ludzie chcący zapłacić za pomocą BLIK-a. Gdy prowadzisz np. centrum konferencyjne, w którym często pojawiać się będą goście z zagranicy, dobrze, jeśli Twój terminal będzie obsługiwał karty innych organizacji, takich jak np. American Express.
  • Jakich funkcjonalności wymagasz od samego terminala? Szczególnie powinieneś upewnić się, że terminal posiada możliwość przyjmowania płatności zbliżeniowych, którymi jest w Polsce dokonywana zdecydowana większość transakcji. W zasadzie jest to już rynkowy standard – zdarza się jednak, że operatorzy wprowadzają na rynek niezwykle atrakcyjne oferty o bardzo niskich stawkach. Zanim zdecydujesz się podpisać taką umowę, sprawdź, czym te niskie stawki są spowodowane – często właśnie tym, że terminale oferowane w jej ramach nie spełniają wymogów płatności zbliżeniowych. Dobrze będzie również zorientować się w warunkach technicznych Twojego punktu sprzedaży – jaki posiadasz dostęp do internetu, sieci telefonii komórkowej itp. Pamiętaj, że kontakt z siecią może być utrudniony, gdy lokal, w którym prowadzisz działalność, znajduje się w niekorzystnym dla zasięgu miejscu (np. w suterenie, albo po prostu starym budownictwie o grubych murach). Wszystko to może przydać się później w trakcie rozmów z operatorami.

Etap II. Kontakt z operatorami

Kiedy posiadasz już odpowiedzi na powyższe pytania, możesz rozpocząć kontaktowanie się z poszczególnymi operatorami. Dobrze będzie posłużyć się porównywarką operatorów, która już na samym początku pozwoli Ci w procesie selekcji odrzucić tych, którzy nie posiadają w swoich ofertach kluczowych z Twojego punktu widzenia funkcjonalności (np. nie oferują obsługi BLIK-a albo kart mniejszych organizacji). Możesz również zarejestrować się na stronie compay.pl, co znacznie ułatwi proces poszukiwań operatora.

Warto już w pierwszym kontakcie z operatorem przedstawić mu informacje, które zebrałeś na wcześniejszym etapie. Bardzo przyspieszy to cały proces, a operatorowi pozwoli przygotować ofertę najlepiej dostosowaną do Twoich potrzeb. Operatorzy przygotowują bowiem indywidualne oferty, dostosowane zarówno do branży, w jakiej działa dana firma, jak też do jej obrotów i średniej wartości zamówień. Każdy z tych czynników ma wpływ na ostateczny kształt umowy między firmą a operatorem.

Na co zwracać uwagę przy wyborze oferty operatora?

  • Sprawdź promocje. Postaraj się dowiedzieć, czy niektórzy operatorzy nie oferują akurat warunków promocyjnych przy podpisaniu umowy, np. w postaci niższych opłat za dzierżawę terminala przez określony czas, może to bowiem bardzo obniżyć koszt rozpoczęcia przyjmowania płatności bezgotówkowych. W takim przypadku koniecznie dopytaj o okres promocji i warunki umowy po wygaśnięciu promocji.
  • Czytaj dokładnie. Jeśli w ofercie są jakieś postanowienia, których nie rozumiesz, lub nie ma w niej informacji, które Cię interesują, dopytuj o szczegóły. Lepiej wyjaśnić takie kwestie na etapie rozważania oferty, niż później, gdy będziesz już związany z operatorem umową prawną, którą bez jego dobrej woli trudno będzie zmienić.
  • Sprawdzaj wszystkie kwoty. Zawsze trzeba sprawdzić, czy w ofercie są dokładnie określone prowizje za transakcje realizowane przez klientów za pomocą karty. Czasami zdarza się, że stawki prowizji są zróżnicowane w zależności od rodzaju karty albo waluty, w jakiej dokonywana jest płatność. Upewnij się, że prowizja operatora podana w ofercie zawiera stawkę opłaty interchange, która jest ustalona ustawowo (0,2% wartości transakcji przy płatnościach kartą debetową, 0,3% przy karcie kredytowej) i która, choć płacona jest przez nas operatorom, w całości przekazywana jest później bankom, które wydają karty. Operatorzy bowiem, chcąc, żeby ich oferta wyróżniała się na tle konkurencji, podają czasami stawki, które nie uwzględniają opłaty interchange. Sprawdź też, czy nie będziesz musiał zapłacić dodatkowej kwoty, gdy w określonym czasie (np. miesiącu) nie osiągniesz wymaganej liczby bądź kwoty transakcji bezgotówkowych. Zwróć też uwagę, czy prowizja to tylko określony procent od każdej transakcji płatniczej na terminalu – czy też do każdej zrealizowanej transakcji doliczana jest także dodatkowa kwota. Może to bardzo wpłynąć na poziom kosztów.
  • Zweryfikuj czas trwania umowy oraz warunki jej rozwiązania. To bardzo ważna sprawa. Przed podpisaniem umowy trzeba koniecznie sprawdzić, czy jest ona podpisywana na czas określony, czy też nieokreślony i jaki jest okres jej wypowiedzenia. Operatorzy stosują mnóstwo kruczków, na które trzeba być uczulonym. Często umowa jest zawiera na czas określony, ale przedłuża się na czas nieokreślony, jeśli nie zostanie wypowiedziana w wyznaczonym terminie. Umowy z operatorami mają zazwyczaj dłuższy horyzont czasowy (1-3 lata). Im dłuższy okres trwania umowy, tym zwykle niższe są opłaty za najem terminala. Zdarza się że operatorzy wprowadzają tzw. okres lojalnościowy, który trwa np. 12 m-cy. Wypowiedzenie umowy przed upływem tego terminu naraża nas na dotkliwe kary finansowe, nawet gdy umowa została zawarta od razu na czas nieokreślony.
  • Znajdź ukryte opłaty. Przed podpisaniem umowy należy również sprawdzić, czy nie zostały w niej ukryte dodatkowe opłaty, które mogą znacząco podnieść koszt korzystania z usług tego operatora. Takie dodatkowe opłaty mogą obejmować np. opłatę instalacyjną, opłatę za wydanie karty SIM do terminala z modułem GSM albo za transfer danych przy łączeniu się terminala, opłatę za czy rozpatrzenie reklamacji. Pamiętaj, że jeśli zdecydujesz się na operatora powiązanego z bankiem, prawdopodobnie będziesz musiał wykupić w tym banku kilka produktów (np. założyć konto, zamówić kartę biznesową itp.).
  • Sprawdź jak możesz zarabiać. Posiadanie terminala płatniczego pozwala Ci zarabiać na prowizjach od usług dodatkowych, jakie można świadczyć za jego pomocą (np. wypłaty gotówki cashback albo doładowania telefonów komórkowych). Sprawdź, jakie możliwości zarabiania na terminalu oferuje Ci operator.
  • Oceń potrzeby. Operatorzy proponują zawsze mnóstwo różnych dodatkowych usług związanych z lepszym dostosowaniem oferty do akceptanta. Za dodatkową opłatą określoną w umowie, możesz wykupić m.in. możliwość wprowadzenia kart podarunkowych obsługiwanych przez operatora czy też usługi analityczne, pozwalające na szczegółową analizę realizowanych przy użyciu terminala płatności i inne usługi ułatwiające rozliczenia transakcji. Musisz koniecznie przeanalizować, które z tych usług są Ci naprawdę potrzebne i mogą realnie pomóc Ci w prowadzeniu biznesu. Pamiętaj, że od branży, w jakiej działasz i skali Twojej działalności, zależy, czy będziesz w ogóle w stanie wykorzystać niektóre z takich usług. Przykładowo – prowadząc osiedlowy sklep warzywny nie potrzebujesz wprowadzać specjalnych kart podarunkowych.
  • Sprawdź dostęp do informacji. Dowiedz się, w jaki sposób operator zapewni Ci dostęp do informacji o transakcjach (np. w formie online albo drukowanych, zbiorczych raportów) i czy nie będziesz musiał ponosić za niego dodatkowych kosztów.
  • Zwróć uwagę na dzień przelewu. Należy też sprawdzić, ile będzie trzeba czekać na przelew środków z rachunków klientów na Twoje konto. Wiąże się to z tzw. „zamknięciem dnia”, czyli momentem zbiorczego podsumowania transakcji dokonanych w ciągu całego dnia. Warto przeanalizować, w jaki sposób jest on ustalony w umowie, a także czy można ustalić go samodzielnie. W skrajnych przypadkach okres oczekiwania na zaksięgowanie środków może trwać nawet tydzień, co może mocno zaburzyć bieżącą płynnością finansową Twojej firmy. W takim przypadku należy rozejrzeć się za inną ofertą.
  • Sprawdź warunki udostępnienia terminali. W umowie jest również zawsze określony sposób udostępnienia przez operatora terminali płatniczych. Generalnie, terminale stacjonarne stanowią własność operatorów, i są jedynie wydzierżawiane za kwotę określoną w umowie. Inaczej ma się sprawa z mPOS-ami, które operatorzy zazwyczaj sprzedają na własność (za kilkaset złotych). Umowy regulują również kwestie serwisowania terminali. Im krótszy termin między zgłoszeniem awarii terminala a jej usunięciem przez operatora przewiduje umowa, tym lepiej. Paradoksalnie, oferty dające Ci możliwość zyskania po pewnym czasie terminali stacjonarnych na własność, wcale nie są takie atrakcyjne – operatorzy mogą bowiem odmówić serwisu nie należących do nich urządzeń. W takiej sytuacji pełną kwotą naprawy obciążony zostanie właściciel takich terminali, czyli Ty.
  • Poproś o regulamin i/lub wzór umowy. Zazwyczaj zdarza się, że informacje, których nie ma w tekście umowy, znajdują się w ogólnym wzorze umownym operatora albo regulaminie świadczenia usług. Tam najczęściej znaleźć można pełen cennik opłat dodatkowych, warunki serwisowania terminali oraz mnóstwa innych rzeczy, które dobrze jest sprawdzić, żeby nie zaskoczyły nas pod podpisaniu umowy. Warto zapoznać się z nim zwłaszcza u tego operatora z którym chciałbyś prowadzić dalsze rozmowy.
  • Upewnij się, z kim podpisujesz umowę. Dobrze jest też zawczasu zweryfikować, czy w umowie (lub regulaminie), oprócz operatora jest wymieniony jakiś inny podmiot, np. bank. Zdarza się bowiem tak, że operator, z którym prowadzisz rozmowy, jest tylko pośrednikiem, a umowę na obsługę płatności zawierasz z kimś zupełnie innym. To jednak rzadkość. Częściej zdarza się, że poza umową z operatorem, podpisujesz jeszcze drugą, np. właśnie z bankiem. W takim przypadku trzeba liczyć się z tym, że kwotę, którą normalnie płaciłbyś jednemu podmiotowi – operatorowi, będziesz musiał rozdzielać między dwa (np. operatorowi płacić będziesz za wynajem terminala, a bankowi za obsługę transakcji). Wiąże się z to z opłacaniem dwóch faktur, co może bywać uciążliwe.
  • Negocjuj! Oferta operatora to zazwyczaj tylko punkt wyjścia i zaproszenie do negocjacji. Po porównaniu ofert może okazać się że, ta która wydawała się najkorzystniejsza, nie spełnia jakiegoś istotnego dla Ciebie kryterium – np. nie przewiduje obsługi płatności BLIK-iem. Przejrzyj wtedy wszystkie oferty ponownie – patrząc tylko pod kątem spełnienia wszystkich wymagań, bez uwzględniania ceny. Następnie spróbuj u operatora, którego oferta spełnia wszystkie Twoje wymagania, wynegocjować taką samą stawkę jak w najtańszej ofercie, jaką dostałeś. Może to wymagać sporej wytrwałości, ale gra jest warta zachodu. Pamiętaj, że im większa skala Twojej działalności, tym większa również Twoja siła negocjacyjna. Gdy osiągasz duże obroty, możesz spróbować wynegocjować nawet specjalny rabat za osiągnięcie założonych progów płatności bezgotówkowych.

Etap III. Podpisanie umowy i rozpoczęcie przyjmowania płatności bezgotówkowej

Kiedy jesteś już pewny, że wybrałeś ofertę najlepiej dopasowaną do Twoich potrzeb, należy podpisać umowę oraz zainstalować terminale płatnicze. W przeciągu kilku dni od podpisania umowy operator lub wyznaczona przez niego firma serwisująca dokonuje montażu terminali płatniczych oraz przeprowadza szkolenie Twoich pracowników z obsługi terminali. Teraz możesz już cieszyć się możliwościami, jakie otwiera przed Tobą przyjmowania płatności bezgotówkowych i otwierać się na nowych klientów.

Trzeba pamiętać, że wybór operatora płatności bezgotówkowych nie jest zadaniem łatwym. Na rynku działa wielu operatorów, a każdy z nich posiada bardzo szeroką ofertę. Żeby znaleźć najlepszą ofertę dla swojego biznesu, należy przede wszystkim umieć dobrze ocenić swoje potrzeby, a następnie uważnie przeanalizować oferty, które najlepiej na te potrzeby odpowiadają.

Zaloguj się do portalu, aby dodać komentarz

Szukaj w katalogu firm